Kun työnantaja tarjoaa Palkat Mukana -sovelluksen, palkkatietojen tarkistaminen siirtyy kätevästi puhelimeen. Minusta sen kiinnostavin puoli ei kuitenkaan ole pelkkä mobiilikäyttö, vaan se, miten sovellus sopii arjen tilanteisiin, joissa samaa laitetta käyttää useampi ihminen tai palkka-asioita hoidetaan nopeasti kodin keskellä. CGI Finlandin kehittämä suomalainen taloussovellus on ilmainen, mutta sen käyttö ei ala tavallisella rekisteröitymisellä: työntekijä tarvitsee työnantajalta saadun aktivointikoodin.

Tämä rajaus kertoo heti, kenelle Palkat Mukana on tarkoitettu. Se ei ole avoin palkkalaskuri, yleinen budjetointityökalu tai sovellus, johon kuka tahansa voi luoda oman tilin. Se on työntekijän ja työnantajan väliseen palkkatietojen käsittelyyn liittyvä mobiilipalvelu. Kun käyttöönotto onnistuu, puhelin voi olla paljon käytännöllisempi paikka palkka-asioille kuin tietokoneelle kirjautuminen, mutta sovelluksen hyöty riippuu vahvasti siitä, käyttääkö oma työnantaja palvelua ja miten aktivointi on järjestetty.

Palkkatietojen tarkistaminen kodin yhteisessä arjessa

Kuvittelen helposti tilanteen, jossa puoliso tarkistaa palkkaansa samalla kun toinen käyttää kodin ainoaa tablettia tai tietokonetta laskujen maksamiseen. Tällaisessa arjessa puhelinsovellus voi olla järkevämpi vaihtoehto, koska palkka-asioita ei tarvitse hoitaa yhteiseltä näytöltä. Palkkalaskelman voi katsoa omalla laitteella silloin, kun siihen on rauhallinen hetki, eikä muun perheen tarvitse vaihtaa käyttäjää tai odottaa vuoroaan.

Jaettu laite muuttaa kuitenkin käyttötapaa. Jos Palkat Mukana on asennettu perheen yhteiseen puhelimeen, en pitäisi sitä hyvänä lähtökohtana ilman selkeää käyttäjäkohtaista rajaa. Palkkatiedot ovat henkilökohtaisia, joten sovellusta kannattaa käyttää ensisijaisesti työntekijän omalla puhelimella. Jos laitetta on pakko jakaa, sovelluksen avaaminen ja sulkeminen pitää ottaa yhtä vakavasti kuin pankkisovelluksen kohdalla: oma käyttö päättyy vasta, kun käyttäjä on varmasti poistunut sovelluksesta ja puhelin on palautettu oikealle henkilölle.

Tässä Palkat Mukana eroaa tavallisesta kotitalouden taloussovelluksesta. Budjetointisovellukseen voi usein syöttää yhteisiä menoja, seurata ruokaostoksia ja antaa toiselle pääsyn samaan näkymään. Palkkatietojen kohdalla yhteiskäyttö ei ole automaattisesti etu. Jos tarkoitus on suunnitella perheen taloutta yhdessä, käyttäisin tähän erillistä budjetointiratkaisua ja pitäisin palkkalaskelmat henkilökohtaisessa sovelluksessa.

Hyvä käytännön tapa on erottaa tarkistaminen ja jakaminen toisistaan. Työntekijä voi katsoa palkkatiedot Palkat Mukana -sovelluksesta ja kertoa kotitaloudelle vain yhteisen budjetin kannalta olennaisen summan. Näin koko palkkalaskelma, henkilötiedot ja mahdolliset työnantajan ilmoittamat erittelyt eivät päädy vahingossa yhteiselle laitteelle tai toisen nähtäväksi.

Käyttöönotto alkaa työnantajasta, ei sovelluskaupasta

Moni olettaa, että ilmainen sovellus tarkoittaa nopeaa lataamista, sähköpostiosoitteen antamista ja käyttöä heti. Palkat Mukana toimii eri tavalla. Työnantajan pitää antaa työntekijälle aktivointikoodi, joten sovelluksen asentaminen yksin ei vielä ratkaise käyttöoikeutta. Tämä on tärkeä tieto erityisesti silloin, kun uusi työntekijä yrittää saada palkkatietoja näkyviin ennen ensimmäistä palkanmaksua.

Minun neuvoni on selvittää aktivointikoodi ennen kuin käyttää aikaa sovelluksen asetusten etsimiseen. Jos koodia ei ole tullut työnantajalta, ongelma ei todennäköisesti ratkea poistamalla ja asentamalla sovellusta uudelleen. Oikea yhteyspiste on silloin työnantajan palkkahallinto tai muu taho, joka vastaa työntekijöiden palkkatiedoista. Sovellus ei korvaa tätä taustalla olevaa prosessia.

Aktivointikoodiin liittyvä malli on samalla sovelluksen vahvuus ja rajoite. Se pitää palvelun työntekijöille suunnattuna eikä tee siitä yleistä palkkalaskelmapaikkaa. Toisaalta käyttäjä ei voi itse päättää aloittaa käyttöä, jos työnantajan järjestelyt eivät ole kunnossa. Tämä kannattaa huomioida myös työpaikkaa vaihtaessa: vanhan työnantajan käyttötapa ja uuden työnantajan käyttöönotto eivät välttämättä ole sama asia, eikä sovellusta pidä ajatella yhtenä henkilökohtaisena tilinä, joka seuraa automaattisesti työpaikasta toiseen.

Yhteisellä puhelimella aktivointikoodi lisää yhden tärkeän rajan. Koodia ei kannata jakaa perheenjäsenelle vain siksi, että tämä auttaisi asennuksessa. Jos toinen henkilö auttaa, turvallisempi tapa on antaa hänen neuvoa vieressä ja pitää koodi sekä sovelluksen käyttö työntekijän omissa käsissä. Käytännössä tämä vähentää väärän käyttäjän, väärän tilin tai väärän työntekijän tietojen riskiä.

Koordinointi onnistuu parhaiten, kun sovellusta ei sekoita yhteiseen talouskirjanpitoon

Palkkalaskelman tarkistaminen on usein vain yksi vaihe kotitalouden rahojen suunnittelussa. Kun tieto on nähty, se pitää ehkä huomioida vuokran, lainan, päiväkotikulujen tai yhteisten säästöjen suunnittelussa. Palkat Mukana sopii tähän ensimmäiseen vaiheeseen: työntekijä tarkistaa oman palkkatietonsa ja käyttää sitä lähtötietona. Se ei ole sama asia kuin yhteinen talousnäkymä, jossa molempien tulot ja menot näkyvät rinnakkain.

Tämä ero on hyödyllinen pitää mielessä, koska muuten sovellukselta voi odottaa väärää asiaa. Jos haluan nähdä, paljonko kotitaloudelle jää rahaa kaikkien menojen jälkeen, tarvitsen erillisen laskentatavan. Palkat Mukana voi auttaa varmistamaan oman palkkalaskelman, mutta yhteisen talouden kokonaisuus vaatii edelleen esimerkiksi laskentataulukon, budjetointisovelluksen tai yhdessä sovitun paperisen seurannan.

Arjen koordinoinnissa toimiva työnjako voisi olla tällainen: jokainen työntekijä tarkistaa omat palkkatietonsa omalla laitteellaan, ja yhteiseen budjettiin kirjataan vain yhdessä sovittu tieto. Näin sovelluksesta ei rakenneta perheen yhteistä sisäänkäyntiä henkilökohtaisiin tietoihin. Samalla vältytään tilanteelta, jossa yksi henkilö säilyttää toisen palkkalaskelmia omalla puhelimellaan vain siksi, että kotitalouden raha-asioita on helpompi suunnitella.

Toinen käytännöllinen vinkki liittyy palkkapäivän ympärille rakentuvaan rutiiniin. Sen sijaan että palkkalaskelmaa tarkistetaan kiireessä kaupan kassalla tai jaetulla tabletilla, sen voi käydä läpi omassa puhelimessa ennen yhteisen budjetin päivittämistä. Jos jokin tieto näyttää oudolta, kysymys on helpompi viedä työnantajan palkkahallintoon silloin, kun laskelma on vielä tuoreena mielessä. Sovellus ei tällöin ole vain arkisto, vaan tarkistuspiste ennen kuin palkkatieto vaikuttaa kotitalouden suunnitelmiin.

En silti käyttäisi Palkat Mukana -sovellusta ainoana paikkana, johon tärkeät palkkatiedot perustuvat, jos tarvitsen niitä myöhemmin esimerkiksi veroasioihin, lainahakemukseen tai työsuhteen päätyttyä. Säilyttäisin tarvittavat dokumentit työnantajan ohjeiden mukaisesti. Mobiilisovellus on kätevä katseluun ja nopeaan tarkistamiseen, mutta henkilökohtaisten raha-asioiden pitkäaikainen järjestäminen kannattaa tehdä tavalla, jonka koko kotitalous ymmärtää.

Luottamus, ikäraja ja henkilökohtainen käyttö

Palkat Mukana on merkitty PEGI 3 -ikärajalla, mikä kertoo sovelluksen sopivan ikärajaluokituksen näkökulmasta hyvin laajalle yleisölle. Se ei kuitenkaan tarkoita, että sovellus olisi lapsille tarkoitettu tai että lapsella olisi automaattisesti oikeus käyttää aikuisen palkkatietoja. Ikäraja ja käyttöoikeus ovat eri asioita. Palkkatiedot kuuluvat työntekijälle, ja perheen sisäinen luottamus ei poista tarvetta pitää käyttäjärajat selkeinä.

Jos nuori auttaa vanhempaa puhelimen kanssa, apu voi olla teknistä: sovelluksen etsimistä, päivityksen tekemistä tai ohjeiden lukemista. Aktivointikoodin, palkkalaskelman ja muun henkilökohtaisen sisällön käsittely kannattaa silti pitää työntekijän hallinnassa. Sama pätee iäkkääseen perheenjäseneen tai henkilöön, joka tarvitsee apua digitaalisten palvelujen kanssa. Avustaminen ei saisi muuttua pysyväksi yhteiskäytöksi vain siksi, että sovellus on asennettu yhdelle laitteelle.

En myöskään rakentaisi käyttöä oletukselle, että sovellus sisältää perhetilin, huoltajanäkymän tai erilliset lapsiprofiilit. Palkat Mukana kannattaa ymmärtää työntekijän henkilökohtaisena työkaluna, ei perheenhallintasovelluksena. Tämä on olennainen ero verrattuna joihinkin taloussovelluksiin, joissa yhteiset lompakot tai usean käyttäjän näkymät ovat toiminnan ydin.

Luottamuksen kannalta hyvä periaate on yksinkertainen: jokainen katsoo omat tietonsa, ja yhteiset päätökset tehdään erikseen sovitun tiedon perusteella. Jos puoliso tarvitsee tiedon nettotulosta budjetointia varten, sen voi jakaa keskustelemalla ilman, että koko palkkalaskelma avataan toisen puhelimessa. Tämä antaa kotitaloudelle joustavuutta, mutta säilyttää henkilökohtaisten tietojen rajat.

Miltä sovellus tuntuu verrattuna tavallisiin vaihtoehtoihin?

Perinteiseen tietokoneella avattavaan työntekijäportaaliin verrattuna Palkat Mukana voi olla nopeampi silloin, kun haluan tarkistaa yhden asian. Puhelin on yleensä lähempänä kuin tietokone, eikä palkkalaskelman katsomista varten tarvitse avata selainta ja etsiä oikeaa kirjautumissivua. Tästä on hyötyä erityisesti työntekijälle, joka tarkistaa tietoja lyhyissä hetkissä työmatkan jälkeen tai kotona ennen budjetin päivittämistä.

Selaimessa toimiva palvelu voi silti olla parempi, jos käsittelen useita palkkalaskelmia, tarvitsen suuremman näytön tai haluan siirtyä palkka-asioiden ja muiden työntekijäpalvelujen välillä. Puhelinsovelluksen vahvuus on nopea vilkaisu, ei välttämättä laaja hallinta. Jos työpaikan verkkopalvelu tarjoaa kattavamman kokonaisuuden, Palkat Mukana toimii järkevimmin sen rinnalla eikä täydellisenä korvaajana.

Budjetointisovelluksiin verrattuna ero on vielä suurempi. Budjetointityökalu auttaa seuraamaan menoja, luokittelemaan ostoksia ja suunnittelemaan tulevia kuukausia. Palkat Mukana keskittyy työntekijän palkkatietoon. Se on parempi valinta, kun haluan tarkistaa työnantajan kautta saatavan palkkalaskelman, mutta huonompi valinta, jos tavoitteeni on seurata koko perheen rahankäyttöä tai yhdistää useita tulolähteitä yhteen näkymään.

Paperiseen palkkalaskelmaan verrattuna mobiilikäyttö vähentää säilytettävien papereiden määrää ja tekee tarkistamisesta nopeampaa. Paperi voi kuitenkin olla joillekin selkeämpi, etenkin jos palkkatietoja pitää verrata rauhassa tai merkitä niihin omia huomioita. Siksi en pitäisi sovellusta automaattisesti parempana kaikille. Sen etu näkyy eniten silloin, kun käyttäjä haluaa palkkatiedot mukaan puhelimeen ja työnantaja tukee juuri tätä käyttötapaa.

Tekniset perustiedot kertovat, kenelle kokeilu on helppo

Palkat Mukana julkaistiin joulukuussa vuonna 2016, ja nykyinen versio on 3.6.0. Sovellus toimii Androidissa, jonka käyttöjärjestelmävaatimus alkaa versiosta 7.0. Tämä tekee siitä käyttöjärjestelmävaatimuksen puolesta saavutettavan myös vanhemmalla Android-puhelimella, vaikka todellinen käyttömukavuus riippuu tietenkin laitteen kunnosta, näytöstä ja siitä, miten työnantajan palvelu on toteutettu.

Sovelluksen keskimääräinen arvosana on 3,1, ja sitä on asennettu yli 10 000 kertaa. Näen tämän ennen kaikkea merkkinä siitä, että kyseessä on rajattuun työntekijätarpeeseen tehty palvelu, ei kaikkien puhelimen käyttäjien yleinen taloussovellus. Arvosanaa ei kannata tulkita irrallaan käyttötarkoituksesta: jos työnantaja ei käytä palvelua tai aktivointikoodia ei ole saatavilla, sovelluksen hyöty jää käytännössä pieneksi riippumatta siitä, kuinka hyvin se sopisi omaan arkeen.

Ilmaisuus on käyttäjälle selkeä etu, koska sovelluksen kokeileminen ei vaadi erillistä ostosta. Silti käyttöönoton todellinen kynnys ei ole hinta vaan työnantajan tarjoama aktivointi. Tämä on hyvä erottaa toisistaan, jos suosittelen sovellusta työkaverille: voin kertoa sen olevan maksuton, mutta en voi luvata, että jokainen työntekijä pääsee käyttämään sitä ilman työnantajan toimia.

CGI Finlandin nimi kehittäjänä antaa sovellukselle työelämän palveluihin sopivan taustan, mutta käyttäjän näkökulmasta ratkaisevaa on arjen toimivuus. Palkkatietojen pitää löytyä silloin, kun niitä tarvitaan, ja käyttöönoton pitää olla ymmärrettävä. Jos oma työnantaja käyttää palvelua, sovellus kannattaa testata rauhassa omalla puhelimella ennen kuin siitä tekee osan palkkapäivän rutiinia.

Kenelle suosittelen ja milloin valitsisin toisin?

Suosittelen Palkat Mukana -sovellusta työntekijälle, jonka työnantaja tarjoaa aktivointikoodin ja joka haluaa tarkistaa palkkatietonsa puhelimella. Se sopii erityisen hyvin ihmiselle, joka ei halua käyttää yhteistä tietokonetta henkilökohtaisten palkka-asioiden hoitamiseen. Se on myös käytännöllinen silloin, kun kotitaloudessa suunnitellaan budjettia, mutta jokainen haluaa pitää omat palkkalaskelmansa omassa hallinnassaan.

Se ei ole paras valinta henkilölle, joka etsii yhteistä perhebudjettia, menojen automaattista seurantaa tai usean käyttäjän talousnäkymää. Siihen tarvitaan eri tyyppinen sovellus. En suosittelisi sitä myöskään ainoaksi vaihtoehdoksi, jos työpaikan selainportaali tarjoaa laajemmat työntekijäpalvelut ja palkkatietoja käsitellään usein suurella näytöllä.

Jos puhelin on perheen yhteinen, miettisin käyttötapaa ennen asennusta. Henkilökohtainen laite on selvästi luontevampi. Jaetulla laitteella sovellus voi silti olla mahdollinen, mutta silloin käyttäjien pitää sopia tarkasti, kuka käyttää sitä, milloin käyttö päättyy ja miten aktivointikoodi pidetään yksityisenä. En pitäisi yhteistä laitetta hyvänä ratkaisuna lapsiperheessä, jossa puhelinta lainataan jatkuvasti ilman selkeää käyttäjäkohtaista lukitusta.

Yksi hyödyllinen testi on kysyä itseltäni kolme asiaa: tarjoaako työnantaja aktivointikoodin, haluanko tarkistaa palkkatiedot nimenomaan puhelimella ja tarvitsenko vain palkkalaskelman vai kokonaisen taloudenhallinnan? Jos vastaukset ovat ensimmäiseen ja toiseen myönteiset ja kolmanteen liittyvä tarve on rajattu, Palkat Mukana on järkevä kokeilu. Jos taas tarvitsen yhteisen budjetin, selaimessa toimivan laajan työntekijäportaalin tai usean henkilön tilin, valitsisin rinnalle tai tilalle muun työkalun.

Oma lopputulokseni on varovaisen myönteinen. Palkat Mukana tekee palkkatietojen tarkistamisesta henkilökohtaisempaa ja helpommin sovitettavaa kodin arkeen, mutta sen arvo syntyy vain oikeassa ympäristössä. Se on työntekijän palkkatietojen mobiilityökalu, ei koko kotitalouden talouskeskus. Kun tämä raja ymmärretään, sovellus voi vähentää yhteisen laitteen tarvetta, helpottaa palkkapäivän tarkistuksia ja pitää perheen talouskeskustelun erillään yksityisistä palkkalaskelmista.

Minulle tärkein suositus onkin käyttää sitä omalla puhelimella, hankkia aktivointikoodi työnantajalta virallista kautta ja pitää yhteinen budjetointi erillisenä toimintona. Näin Palkat Mukana palvelee siinä tehtävässä, johon se on tarkoitettu, ilman että siltä odotetaan perhetiliä, taloussuunnittelua tai työnantajan palkkahallinnon korvaamista.

Kohokohdat

• Palkkatiedot kulkevat kätevästi mukana ilman paperisia laskelmia.
• Sopii työntekijöille
• jotka tarkistavat tulojaan usein.
• Tietojen tarkastelu onnistuu nopeasti myös liikkeellä ollessa.
• Selkeä kokonaisuus helpottaa palkan eri osien hahmottamista.
• Voi auttaa havaitsemaan palkkalaskelman poikkeamat ajoissa.

---

Rajoitukset

• Ominaisuuksien hyöty riippuu työnantajan käyttämästä palkkajärjestelmästä.
• Kaikki palkkatiedot eivät välttämättä päivity heti maksupäivän jälkeen.
• Henkilökohtaisten tietojen suojaus vaatii huolellista laitteen käyttöä.
• Vanhemmilla laitteilla sovelluksen toiminta voi olla hitaampaa.
• Palkkatietojen vertailu eri kuukausien välillä voi olla rajallista.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä Palkat Mukana on ja kenelle sovellus sopii?

Palkat Mukana on palkkalaskelmiin ja palkkatietoihin keskittyvä sovellus, jonka avulla käyttäjä voi tarkastella omia palkkojaan helposti mobiililaitteella. Se sopii erityisesti työntekijöille, jotka haluavat pitää palkkatiedot mukana ja tarkistaa esimerkiksi nettopalkan, ennakonpidätyksen, lisät ja muut palkkalaskelman osat ilman paperisia dokumentteja.

Mitä tietoja Palkat Mukana -sovelluksessa voi tarkastella?

Sovelluksessa voi tarkastella palkkalaskelmiin liittyviä tietoja sen mukaan, mitä työnantaja tai käytössä oleva palkkahallinnon järjestelmä tarjoaa. Näihin voivat kuulua brutto- ja nettopalkka, verot, eläkemaksut, työaikaan liittyvät tiedot, lomakorvaukset sekä erilaiset lisät ja vähennykset. Näkyvät ominaisuudet kannattaa varmistaa omasta organisaatiosta.

Onko Palkat Mukana turvallinen käyttää?

Palkkatiedot ovat henkilökohtaisia, joten sovelluksen turvallisuus on tärkeä huomioida ennen käyttöönottoa. Käyttäjän kannattaa ladata sovellus vain virallisesta sovelluskaupasta, käyttää vahvaa laitteen lukitusta ja pitää käyttöjärjestelmä sekä sovellus ajan tasalla. Kirjautumistietoja ei pidä jakaa muille, ja julkisilla tai yhteiskäyttöisillä laitteilla sovelluksen käyttöä kannattaa välttää.

Tarvitaanko Palkat Mukana -sovelluksen käyttöön työnantajan tuki tai erilliset tunnukset?

Useimmissa palkkahallinnon sovelluksissa käyttö edellyttää, että työnantaja käyttää palveluun yhteensopivaa järjestelmää ja on mahdollistanut työntekijöiden pääsyn mobiilipalveluun. Kirjautuminen voi tapahtua organisaation tunnuksilla, pankkitunnistautumisella tai erillisillä käyttäjätiedoilla. Jos kirjautuminen ei onnistu, oikeat ohjeet ja käyttöoikeudet kannattaa pyytää suoraan työnantajan palkanlaskennasta.

Toimiiko Palkat Mukana ilman internet-yhteyttä ja millä laitteilla sitä voi käyttää?

Palkkatietojen hakeminen ja uusien palkkalaskelmien synkronointi vaativat yleensä internet-yhteyden. Jo aiemmin ladatut tiedot saattavat olla osittain nähtävissä offline-tilassa, mutta tämä riippuu sovelluksen toteutuksesta ja organisaation asetuksista. Ennen lataamista kannattaa tarkistaa sovelluskaupasta tuettu Android- tai iOS-versio sekä mahdolliset laite- ja kirjautumisvaatimukset.